Rozliczanie czasu pracy kierowców samochodów ciężarowych po zmianach z 2025/2026 r.

Opublikowano

Rozliczanie czasu pracy kierowców w 2026 r. wymaga jednoczesnego uwzględnienia przepisów o czasie pracy, czasie prowadzenia pojazdu oraz danych rejestrowanych przez tachograf. Szczególne znaczenie ma 1 lipca 2026 r., kiedy rozszerzono zakres unijnych regulacji na część międzynarodowych przewozów rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 tony.

W praktyce przedsiębiorca nie może ograniczyć się do sprawdzenia liczby godzin prowadzenia pojazdu. Prawidłowe rozliczenie obejmuje m.in.:

  • czas prowadzenia pojazdu i obowiązkowe przerwy,
  • czas pracy, dyżuru i pozostawania w gotowości,
  • odpoczynki dobowe i tygodniowe,
  • godziny nadliczbowe oraz pracę w porze nocnej,
  • dane z tachografu i karty kierowcy,
  • rekompensaty oraz dokumentację wymaganą podczas kontroli.

Czytaj więcej: najważniejsze zasady rozliczania czasu pracy kierowców, zmiany obowiązujące w latach 2025–2026, nowe znaczenie tachografów oraz praktyczne zasady prowadzenia ewidencji.

Spis treści

Co zmieniło się w rozliczaniu czasu pracy kierowców w 2025 i 2026 r.?

Najważniejszą zmianą dla przedsiębiorców wykonujących transport międzynarodowy jest rozszerzenie od 1 lipca 2026 r. zakresu stosowania rozporządzenia 561/2006 na międzynarodowy przewóz rzeczy i kabotaż pojazdami lub zespołami pojazdów o DMC przekraczającej 2,5 tony. Zmiana wynika z Pakietu Mobilności i bezpośrednio wpływa na obowiązki związane z tachografem oraz organizacją pracy kierowców.

Nie oznacza to jednak, że w 2026 r. od podstaw zmieniono polskie limity czasu pracy. Nadal trzeba rozdzielać regulacje krajowe dotyczące czasu pracy od unijnych zasad dotyczących prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków.

W 2026 r. obowiązuje również ogłoszony jednolity tekst ustawy o czasie pracy kierowców – Dz.U. 2026 poz. 477, ogłoszony 7 kwietnia 2026 r.

Dlaczego czas pracy kierowcy to nie to samo co czas jazdy?

To jeden z podstawowych problemów przy rozliczaniu kierowców. Tachograf pokazuje przede wszystkim aktywność kierowcy, ale czas pracy w rozumieniu polskich przepisów jest pojęciem szerszym. Do czasu pracy mogą być zaliczane także określone czynności związane z obsługą pojazdu, załadunkiem i rozładunkiem czy innymi obowiązkami służbowymi.

Dlatego samo sprawdzenie, czy kierowca nie przekroczył limitu prowadzenia pojazdu, nie wystarcza do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia.

W szczególności trzeba analizować:

  • czas faktycznej pracy,
  • okresy pozostawania do dyspozycji,
  • dyżur,
  • przerwy,
  • odpoczynki,
  • pracę w godzinach nadliczbowych,
  • pracę w porze nocnej.

Polska ustawa przewiduje, że tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z nadgodzinami, nie może przeciętnie przekraczać 48 godzin w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż cztery miesiące. Może on zostać przedłużony do 60 godzin w tygodniu, jeżeli średnia w przyjętym okresie rozliczeniowym pozostanie na poziomie nieprzekraczającym 48 godzin.

Ile godzin może pracować kierowca ciężarówki?

W praktyce odpowiedź na pytanie „ile godzin może pracować kierowca?” nie sprowadza się do jednej liczby. Inny limit dotyczy czasu pracy, inny prowadzenia pojazdu, a jeszcze inne ograniczenia wynikają z obowiązku odpoczynku.

Najważniejsze limity dla kierowców objętych standardowymi regulacjami można ująć następująco:

  • przeciętnie maksymalnie 48 godzin pracy tygodniowo,
  • możliwość wydłużenia tygodniowego czasu pracy do 60 godzin, przy zachowaniu średniej 48 godzin,
  • co do zasady maksymalnie 9 godzin prowadzenia pojazdu dziennie,
  • możliwość wydłużenia dziennego prowadzenia do 10 godzin, nie więcej niż dwa razy w tygodniu,
  • maksymalnie 56 godzin prowadzenia pojazdu w tygodniu,
  • maksymalnie 90 godzin prowadzenia w dwóch kolejnych tygodniach.

Limity prowadzenia pojazdu wynikają z rozporządzenia 561/2006, natomiast limity czasu pracy należy rozpatrywać na podstawie ustawy o czasie pracy kierowców. To dwa powiązane, ale nieidentyczne systemy.

Właśnie dlatego przedsiębiorca może mieć sytuację, w której kierowca nie przekroczył dopuszczalnego czasu jazdy, ale jednocześnie naruszył przepisy dotyczące czasu pracy.

Przerwy i odpoczynki – gdzie najłatwiej o błąd?

Prawidłowe rozliczenie wymaga kontrolowania nie tylko rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale również przerw i odpoczynków. Ustawa o czasie pracy kierowców przewiduje po sześciu kolejnych godzinach pracy przerwę co najmniej 30-minutową, jeżeli praca nie przekracza dziewięciu godzin, oraz 45-minutową przy dłuższym czasie pracy. Przerwa może być dzielona na części trwające co najmniej 15 minut.

W transporcie drogowym trzeba jednak jednocześnie uwzględniać przerwy wynikające z rozporządzenia 561/2006. Po okresie prowadzenia pojazdu wynoszącym 4,5 godziny kierowca powinien wykorzystać co najmniej 45-minutową przerwę, przy czym przepisy pozwalają na jej podział na 15 i 30 minut.

Równie ważny jest odpoczynek. Kierowca co do zasady powinien wykorzystać co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Tygodniowy odpoczynek regularny wynosi natomiast 45 godzin, przy czym w określonych sytuacjach możliwe jest jego skrócenie z obowiązkiem odpowiedniej rekompensaty.

Błąd w interpretacji odpoczynku może mieć konsekwencje zarówno dla bezpieczeństwa transportu, jak i dla prawidłowości ewidencji czasu pracy.

Tachograf w 2026 r. – dlaczego dane trzeba analizować dokładniej?

Tachograf jest jednym z najważniejszych źródeł danych wykorzystywanych przy kontroli czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków. Rejestruje m.in. przebytą odległość, prędkość, czas, aktywność kierowcy oraz informacje związane z kontrolami, kalibracją, zdarzeniami i usterkami.

Rok 2025 był ważnym etapem wdrażania kolejnych obowiązków dotyczących inteligentnych tachografów drugiej generacji w transporcie międzynarodowym. Z punktu widzenia firm oznaczało to konieczność pilnowania terminów wymiany urządzeń oraz dostosowania procedur kontroli danych.

Z kolei 1 lipca 2026 r. nastąpiło kolejne rozszerzenie obowiązku stosowania unijnych regulacji. Dotyczy ono międzynarodowego transportu rzeczy i kabotażu pojazdami o masie przekraczającej 2,5 tony.

To istotne zwłaszcza dla przedsiębiorców wykorzystujących lżejsze pojazdy dostawcze w przewozach międzynarodowych. Przedsiębiorca powinien przed rozpoczęciem przewozu ustalić, czy konkretny pojazd, rodzaj operacji oraz masa zestawu powodują objęcie transportu rozporządzeniem 561/2006.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Dobra ewidencja powinna pozwalać odtworzyć rzeczywisty przebieg pracy kierowcy, a nie tylko wykazać liczbę przejechanych kilometrów. Dane z tachografu powinny być zestawiane z informacjami dotyczącymi harmonogramu, czynności wykonywanych poza prowadzeniem pojazdu oraz absencji i odpoczynków.

Przy rozliczaniu warto sprawdzać przede wszystkim:

  • zgodność danych z tachografu z ewidencją czasu pracy,
  • rozpoczęcie i zakończenie każdej doby pracowniczej,
  • liczbę godzin pracy i nadgodzin,
  • okresy dyżuru i pozostawania do dyspozycji,
  • pracę w porze nocnej,
  • wykorzystanie odpoczynków,
  • prawidłowość przerw,
  • przekroczenia limitów prowadzenia pojazdu,
  • wykorzystanie skróconych odpoczynków,
  • konieczność wypłaty lub udzielenia odpowiedniej rekompensaty.

Ustawa przewiduje również obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez trzy lata w przypadku pracowników objętych przepisami Kodeksu pracy, natomiast szczegółowe obowiązki dokumentacyjne mogą zależeć od statusu kierowcy i podstawy wykonywania przewozu. Dlatego system rozliczeń powinien być dopasowany do formy zatrudnienia oraz rodzaju transportu.

Co nowe przepisy oznaczają dla firm transportowych?

Zmiany z lat 2025–2026 zwiększają znaczenie bieżącej kontroli danych. W przedsiębiorstwie nie wystarczy już „sprawdzenie tachografu” po zakończeniu miesiąca. Przy większej liczbie pojazdów analiza powinna być prowadzona systematycznie, ponieważ naruszenie może wynikać z połączenia kilku pozornie niewielkich zdarzeń.

Największe znaczenie mają dziś:

  • właściwa kwalifikacja przewozu,
  • prawidłowa obsługa tachografu,
  • kontrola czasu prowadzenia i czasu pracy,
  • analiza odpoczynków,
  • prawidłowe ustalanie godzin nocnych,
  • kompletna ewidencja,
  • szybkie wykrywanie naruszeń i ich przyczyn.

W 2026 r. rozliczanie czasu pracy kierowców staje się więc przede wszystkim zadaniem analitycznym. Szczególnej uwagi wymagają przewozy międzynarodowe wykonywane lżejszymi pojazdami, ponieważ od 1 lipca 2026 r. granica zastosowania unijnych przepisów została przesunięta na pojazdy przekraczające 2,5 tony DMC w określonych przewozach międzynarodowych i kabotażu.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność połączenia trzech elementów: przepisów o czasie pracy, przepisów o czasie prowadzenia pojazdu oraz rzetelnych danych z tachografu. Dopiero ich łączne zestawienie pozwala ocenić, czy kierowca pracował zgodnie z prawem i czy prawidłowo rozliczono jego wynagrodzenie oraz odpoczynki.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *